En los negocios, planear es vital para tener éxito. En gran medida, de ello depende que el camino del negocio conduzca hacia la rentabilidad, hacia el equilibrio financiero, o hacia la ruina.

En particular, en la industria restaurantera, donde más del 60 % de los locales terminan en el último caso para su tercer año de existencia, un plan y un presupuesto práctico es vital para basar acciones.

Los presupuestos son pieza fundamental de esa planeación necesaria. De hecho, un presupuesto no es sino un plan de organización expresado en dinero.

Además, resulta una herramienta muy útil para que los propietarios y gerentes puedan predecir los resultados financieros del restaurante y si es necesario, reajustar sus planes para mantener la rentabilidad.

Presupuestos operativos: cómo hacerlos, qué considerar

El presupuesto es un estado hipotético de pérdidas y ganancias, así que lleva el mismo formato que un reporte mensual de pérdidas y ganancias, identificando los cuatro puntos de control principales que los restaurantes deben monitorear: 

1. Ventas. Es el factor determinante de ganancias. Un fuerte volumen de ventas puede compensar fallas de administración y control de costos. Una buena medida es comparar las ventas actuales con el mismo período del año anterior y también con un pronóstico. También es útil observar el ticket promedio y los recuentos de clientes al comparar las ventas de un período con otro.
2. Costos de producción. El costo principal es el costo total de las ventas más todos los costos relacionados con la nómina, incluidos salarios, beneficios, impuestos sobre la nómina, compensación de trabajadores etc. En los restaurantes de servicio a la mesa, la regla generalmente aceptada dice que el costo principal no debe representar más del 65 % de las ventas totales. 
3. Ingresos controlables. También llamado "ingreso operativo", el ingreso controlable refleja los gastos sobre los cuales el personal de operaciones tiene control o influencia real, lo que lo convierte en un buen punto de referencia de la efectividad de la gerencia para administrar el restaurante.
4. Ingresos netos. Es lo queda finalmente, después de pagar todos los gastos. Puede ser útil comparar el ingreso neto con uno o más períodos anteriores para ver si se está avanzando o retrocediendo. Otra medida importante de rentabilidad es comparar el ingreso neto anual con la inversión total que tiene en el restaurante: este es su ROI o "retorno de inversión".

Cada una de estas cuatro áreas se refleja en el estado financiero y muestra qué tan exitosa o infructuosa fue la administración en la ejecución del presupuesto. Proporciona una medida definitiva de lo que funciona y lo que no.

Del presupuesto operativo semanal al presupuesto anual

Crear, justo antes del final del año en curso, un presupuesto anual para el año siguiente, es un hábito financiero necesario. Su propósito es principalmente estratégico: establece un objetivo basado en la historia, en expectativas razonables de ventas, costos y gastos, pero también en los cambios anticipados en el próximo año. Para cubrir los gastos de operación y como apoyo de las decisiones más inmediatas, se hacen por otro lado presupuestos semanales, mensuales o trimestrales.

POS y software de contabilidad: algo de ayuda

Un sistema de punto de venta móvil es una excelente herramienta para esta clase de informes, pues reduce los errores y puede simplificar mucho el proceso del presupuesto y la previsión. Muchos sistemas POS permiten el acceso móvil a las ventas y datos laborales, para tomar mejores decisiones comerciales.

También puedes valerte de software de contabilidad, que se conecta a su TPV y le permitirá al contador generar informes financieros y determinar las contribuciones fiscales.

El presupuesto define los límites financieros de tu restaurante, mientras que el pronóstico que a su vez te permite realizar, determina lo que podrás hacer dentro de esos límites. Si bien siempre habrá costos que no se puedan controlar, un presupuesto te dará un marco para las decisiones financieras que sí puedes controlar.