Uno de los sectores más dinámicos en la economía de México es, sin duda, el restaurantero, que genera 7 de cada 10 empleos del mercado turístico.

Según información de la Cámara Nacional de la Industria de Restaurantes y Alimentos Condimentados (Canirac), existen en México más de 500 mil restaurantes y comercios de alimentos, lo que produce también gran competencia.

Para mantenerte posicionado entre los mejores, es importante ser impecable en la operación de tu negocio y mantener al día “la columna vertebral” del restaurante: tu inventario.

Podríamos decir que el stock e inventario es en donde realizas la mayor inversión. Ahí están todas las materias primas y equipos necesarios para cocinar los alimentos y hacer funcionar correctamente tu establecimiento. 

Gestionar y administrar de manera eficaz significa que debes realizar un seguimiento de cada artículo para garantizar que la cantidad adecuada se utilice en los platillos y que tu negocio nunca se quede sin existencias. 

De esta forma ahorrarás recursos y costos de energía, además de mantener la calidad de los alimentos constante.

Según las estadísticas del sector, un promedio de 15 por ciento de la comida acaba en la basura, lo que puede representar gran parte de tus ingresos. Esta es una buena razón para darle seguimiento correcto a tu inventario y evitar que caduque o se utilice mal.

La buena noticia es que hoy en día existen más herramientas para tener control en este aspecto. Al tener toda la información sobre lo que está en inventario y sobre lo que se puede estar agotando, tienes la opción de utilizar la tecnología mediante una aplicación y dejar que se encargue del trabajo restante.

Actualmente, pocas personas tienen tiempo para mantener las hojas de seguimiento de papel y hojas de cálculo, especialmente si puedes encontrar una aplicación de inventario de restaurantes fácil de usar. 

Cómo elegir el software adecuado

El software para gestionar inventario te ayudará a reabastecer antes de agotar, realizar un seguimiento de artículos más usados, escanear códigos de barras, clasificar productos, asegurarte de no sobrevender, sincronizar con la nube para ayudarte a calcular existencias en todos los canales de ventas, además de ofrecerte informes que pueden hacer la diferencia en tu operación.

Para saber cuál es la mejor aplicación para ti, pregúntate: 

• ¿Puedo pagarlo? Revisa cuánta comida estás desperdiciando y lo que la rotación de personal te cuesta. Si usas una aplicación confiable de gestión de inventario podrás reducir estas cantidades en 50 por ciento. Piensa entonces si te conviene darte el lujo de comprar la aplicación para automatizar la toma de inventario e impedir los gastos innecesarios.
• ¿Qué necesito? Nada extravagante ni frívolo. Solo una aplicación de inventario que te ofrezca soluciones integrales para simplificar el proceso de gestión y aliviar el estrés de administrar las reservas de un restaurante ocupado. 
• ¿Es el ajuste adecuado? Considera el tamaño de tu empresa, el número de personal, las ventas diarias y cualquier tecnología que exista y que desees integrar con tus sistemas de inventario. Revisa que la herramienta que elijas tenga un servicio confiable de atención al cliente.

Cuando hayas encontrado la herramienta correcta, asegúrate de seguir estas prácticas recomendadas:

Automatiza con software de punto de venta

Un sistema POS activo hará grandes cosas por tus costos. Se integrará con tu aplicación de inventario para ayudar a reducir los costos en la contratación de personal para la toma de inventario.

Cada vez que se produzca un cambio de turno, este sistema ayudará a contar las existencias de apertura y cierre, además de realizar un seguimiento del uso de las materias primas y actualizar los números de inventario actuales en tiempo real. Así que si quieres apoyo digital con las operaciones diarias, es una buena inversión.

Entrena a tu equipo de trabajo

Si solamente entregas el software de inventario a un empleado sin darle formación, los resultados podrían ser contraproducentes.

En vez de eso, conforma un equipo de administradores de inventario seleccionando a los miembros del equipo más enfocados en los detalles. Después entrénalos en una gestión precisa de inventario.

Si el equipo sabe de tecnología o no, es esencial orientarlos para que se den cuenta del potencial de utilizar herramientas de automatización digital, como las aplicaciones de inventario.

Cuando el personal tenga bien conocido cómo contar el stock, podrías dividir aún más los equipos, designándoles tareas específicas, entre ellas organizar el almacén, recibir pedidos, recontar el inventario, buscar precios y mantener informes financieros actualizados.

Pídeles hacerse responsables de toda la existencia de material antes de firmarlo y enséñales que es muy importante siempre inspeccionar todos los aspectos de los pedidos de alimentos.

Al aprender a revisar el inventario en cuanto llegue, minimizarán su tiempo de inactividad más adelante.

Restringe el acceso a tus datos 

Gestionar el inventario no es solamente contar los productos del almacén. Si te mantienes al día en ese punto, puedes obtener algunos datos importantes para hacer que tu restaurante tenga éxito. Puedes aprender más sobre la tendencia de precios, los costos de alimentos, los costos de bienes vendidos y su uso cotidiano para luego considerar toda esta información y tomar mejores decisiones. 

No obstante, esta información no debe estar accesible a todos. Limita el acceso de tus colaboradores a cualquier dato que no tenga relación con su rol en el trabajo. De esta forma, tendrás vigilado el stock, al mismo tiempo que eliminarás el robo y el desperdicio de material.

El inventario y el método FIFO

Los productos antiguos no solo son viejos, sino que también son inútiles, por lo que es mejor pedir a tu personal que organice el inventario de manera que los artículos con últimas fechas de caducidad se utilicen antes que otros. Así funciona la regla First In, First Out (FIFO), que obliga a sacar los materiales viejos primero y poner detrás los nuevos productos.

Tres reglas a seguir

Existe muchísima información que puede ser útil para que gestiones y hagas tu inventario, mas aquí te proporcionamos tres normas efectivas para optimizarlo:

1. Evita mezclar los artículos de una nueva entrega con los de tu inventario actual. En caso de hacerlo, tendrás que contar de nuevo y puede ser complicado. El inventario debe hacerse antes de que llegue una nueva entrega.
2. Hacer el inventario una vez a la semana, el mismo día y a la misma hora te permitirá evitar variaciones en las cifras semanales.
3. Si hay desperdicio de comida, debes anotar las causas.
   
   

Un stock bajo es mejor

Si planificas adecuadamente, tu restaurante puede mantener un stock mínimo de lo que se requiere hasta que llegue el próximo envío. 

Monitorear tu inventario de forma consistente, realizando ajustes necesarios te dará la oportunidad de ahorrar considerablemente. Si acaso descubres que se desperdician alimentos procedentes de un mismo proveedor, podrías, por ejemplo, dejar de comprarle a esa empresa o reducir la compra que haces.

El resultado de implementar estas prácticas y otras que descubrirás en el camino para planificar la gestión de tu stock, dará como resultado una reducción de comida desperdiciada y un buen equilibrio entre efectividad y costo.