Si abrir un restaurante es un desafío monumental, mantenerlo operando con éxito y rentabilidad, es además de ello, un arte fino, que requiere mejorar procesos, administrar eficientemente y de manera primordial: controlar los costos.

Y se dice fácil, pero controlar los costos de los restaurantes, tanto de mano de obra, como de equipo, servicios y alimentos, mientras los precios aumentan constantemente, puede llegar a ser apabullante, te hace preguntarte ¿En qué costos hay que enfocarse? ¿Cómo controlarlos?

Pues bien, para desenmarañar el tema, hay que pensar primero en los costos operativos mensuales con lo que probablemente se debe contar. Ahí estarán, por ejemplo, el costo mensual de publicidad y marketing, el costo de la prima mensual del seguro del negocio y gastos varios correspondientes, por ejemplo, a reparaciones y reposiciones de equipo o utensilios. Sin embargo, los 3 rubros más grandes e importantes son estos:

• Alquiler y servicios públicos (electricidad, agua, internet, cable, teléfono), que rondan 10% de los ingresos
• Costo de alimentos, que suelen representar entre 25% y el 40% de las ventas
• Costo laboral, que comprende aproximadamente el 30% de los ingresos

Luego de calcular, con esos márgenes como referencia, cuáles serían los porcentajes ideales en el caso de tu negocio, puedes comenzar a implementar acciones de vigilancia y control de los mismos. Aquí te presentamos algunas.

Comencemos con el costo de los servicios públicos, que varía, por supuesto, según la ciudad y estado en el que se ubique el negocio, el tamaño del restaurante, el clima (pues este determina el gasto ya sea en calefacción o refrigeración), y finalmente, la infraestructura, y los proveedores de servicios.

Y aunque no podemos controlar el costo en general del gas o a electricidad, por ejemplo, sí hay pasos que se pueden dar para reducir las facturas de estos servicios. Por ejemplo, el más sencillo: negociar.

Negociar tarifas, ofertas o descuentos de pago por adelantado con las compañías que brindan estos servicios. ¡Llamar a la compañía, recordarles que es un cliente fiel, y buscar un mejor trato, suele funcionar!

Otra línea de acción indispensable es ahorrar, es decir, gestionar el consumo, ya sea mediante la instalación de sensores de ocupación en refrigeradores y áreas de almacenamiento que apagan los equipos automáticamente, o el uso de electrodomésticos y focos ahorradores, así como políticas al respecto que creen hábitos de ahorro en todo el personal.

Luego, está el costo de los alimentos, que se evalúa de dos maneras: Costo del plato (el costo de hacer un solo plato, que se calcula en base a los ingredientes y porciones) y el costo del período, que es el costo de los alimentos utilizados en un período específico, y se calcula sumando las compras al inventario inicial y restando el inventario final. Rastrear estos costos es importante para establecer los precios del menú, y en general para administrar un restaurante rentable.

A partir de ahí, puedes establecer tu porcentaje de costo de comida máximo permitido, y para mantenerlo en ese margen, puedes comenzar revisando que tus porciones sean razonables, luego puedes tomar acciones como: construir relaciones con múltiples proveedores para encontrar el mejor precio para los ingredientes; implementar controles de gestión de inventario, desde la recepción (cuidando que coincida con el pedido real en calidad, cantidad y peso).

También puedes implementar políticas que minimice el deterioro y el desperdicio de los alimentos. Para ello, tienes más pautas y herramientas...

Finalmente, está la mano de obra, esencial para el funcionamiento, y, por lo tanto, una inversión sustancial y un costo que puede descontrolarse si no se vigila. El costo de la mano de obra, además de los salarios, también incluye bonos, impuestos sobre la nómina, pago de cuotas de salud, días de vacaciones, y cualquier costo relacionado a lo laboral.

Si el porcentaje de costo laboral es mayor a 30% o continúa aumentando, se puede caer en el primer impulso de reducir el personal o los salarios. Sin embargo, esto puede dañar el servicio al cliente. Así que considera otras formas de controlar este costo. Por ejemplo, con una mejor capacitación, que a su vez mejore la eficiencia, para tener una fuerza laboral más ágil sin sacrificar el servicio al cliente.

Otra pauta puede ser reducir la rotación o mejorar la retención de empleados, ya que reemplazar a los empleados existentes cuesta más a largo plazo que retenerlos. Algunas maneras de hacerlo son recompensar a los empleados por sus ventas y desempeño y contar con oportunidades de crecimiento.

También puedes realizar una auditoría de procesos para mejorarlos, desde la gestión de inventario y el cronometraje de tiempos, hasta la generación de datos comerciales, pasando por optimizar la programación de empleados, proceso que puede ser digitalizado y automatizado con las herramientas actuales.

Finalmente, recuerda que, aunque controlar los costos es una de las tareas más desafiantes, también es una de las más importantes, porque impactan directamente en la rentabilidad del negocio, y sin ella, se corre el riesgo de tener que cerrar las puertas. Así que mantener un ojo sobre los costos es vital para el éxito de tu restaurante.