Puede parecer lo contrario, pero los negocios de la industria gastronómica son de los que más control requieren, pues de no hacerlo, arriesgan muy fácilmente su rentabilidad, amén de provocar problemas en la cocina por ingredientes faltantes, decepciones en los comensales por productos agotados, desperdicio de materia prima, dificultades para mantener los costos a raya, y muchos problemas operativos por el estilo.

Y una de las principales herramientas de control, es el inventario. Esa tan importante que los expertos recomiendan que sea lo primero que hagas en tu restaurante luego de diseñar el concepto y la oferta gastronómica: enlistar las existencias in situ y el valor de cada una, es decir, hacer el inventario.

Aunque no se trata solo de una tarea inicial: la razón de ser de los inventarios es facilitar la generación periódica de este recuento de existencias del establecimiento y su valor económico.
 

Escandallos

De hecho, la primera pieza del inventario a generar son las hojas de materia prima o fichas de rendimiento, también llamadas escandallos, que sirven para establecer con exactitud el costo de materia prima de cada plato (incluyendo el costo total por ingrediente, el costo total de la receta y el costo unitario por ración), y que, a su vez, sumado a los costos asociados, como la nómina, servicios, renta, etc., sirve para determinar el precio final de venta al público de cada platillo o bebida.

Puede suceder que, al principio, se basen en los precios de supermercados o mayoristas, y no en los precios de los proveedores que finalmente contrate el establecimiento. Si es así, habrá que hacer de nuevo los escandallos con los precios finales de compra para ser precisos.

Fichas técnicas

Tras crear las recetas y sus escandallos, hay que diseñar las fichas técnicas para la elaboración de cada platillo y bebida. 

 

En ellas se deben incluir los ingredientes, la elaboración y la foto de dicha preparación terminada.

 

Estas fichas permiten que la preparación sea homogénea siempre y sirven de apoyo al personal de cocina, tanto para el trabajo diario, como para saber cuáles son los ingredientes alérgenos de los platillos y los modos de preparación, si un cliente solicita esos detalles.

 

Fichas de pedido

Se hacen para los productos de cada proveedor, y claro, deben incluir los precios, para cotejarlos a la entrega, y para mantener un buen control de las compras. De lo contrario, los escandallos no habrán servido para nada, y estaremos comprometiendo el margen de ganancias.

 

También pueden utilizarse para calcular el costo de los pedidos.

 

Preparando el inventario 

Ahora bien, ¿cómo armamos el inventario con estos elementos?

De hecho, las fichas de pedido pueden servirte perfectamente para hacer el inventario, ya que, en conjunto, representarán el total de tus compras de almacén. En ese caso, puedes ordenarlas por proveedor, o por familia de productos (lácteos, carnes, verduras, etc.).

Te permitirán también realizar el llamado inventario físico (que es el más extendido), registrando el número de unidades de cada producto, ya sea semanal, quincenal o mensualmente (lo más común).

Por otro lado, entre las tecnologías para tu restaurante más útiles, como hemos mencionado antes, se encuentran los programas de control de inventario e incluso, los que van más allá y mezclan la gestión de inventarios con compras automatizadas al detectar faltantes críticos en dichos inventarios. A este tipo de inventario se le conoce generalmente como inventario permanente, y es un método muy efectivo, por el control diario de las mercancías y sus costos. Para que funcione, claro, es necesario registrar siempre y rigurosamente los productos que llegan y los tickets de compra.

Si cuentas con un programa así, asegúrate que sea utilizado en la operación diaria, para que siempre mantenga el stock actualizado sin necesidad de ver el almacén.

Si lo hacen de manera manual, una buena práctica para asegurar que los empleados están haciendo bien su trabajo, es asignar ocasionalmente a dos personas el conteo de los artículos por separado y ver si obtienen el mismo resultado. Si se diferencian, hay que hacer un recuento.

Sin embargo, contar los productos no es la tarea final. Aun hay que calcular el valor de la mercancía en general, es decir:  hacer un gran escandallo con todos los productos. El resultado será el valor total de tu stock de alimentos y bebidas.

 

Todos estos conteos son vitales para la salud de cualquier restaurante, bar o cafetería. Finalmente, la debida atención y monitoreo a los inventarios ayuda a identificar si es necesario hacer ajustes en las compras, a reducir desperdicios y mejorar los costos.